物业服务中会议服务属于特约服务项目，借鉴酒店会议服务的主要流程和规范，一般在**、单一业主写字楼才会提供会议服务，是体现物业服务品质的窗口之一。

“好的开始是成功的一半”，做好会前准备工作对成功的会议服务的重要性可不只一半。

方法/步骤

确认会议需求。

每个会议的参会人数、会议等级、会议需求都是不一样的，做好会前准备首先要确认会议需求，这里特别注意的是：

1）很多订会人员对会议室情况和会议服务环境不了解，应根据客户会议类型及时提示是否有漏项以及需要注意的事项。

比如：有楼外人员到访需考虑车位问题、是否要鲜花、是否需要茶歇等等。

2）会议需求口头沟通确定后，应书面确认。

检查环境卫生。

保洁员不会参与到会议服务中，但会议服务一定要考虑到环境卫生的问题，不只是会议桌面的卫生，墙面、地面、高出、窗台、窗帘、椅子、会议室内各类设施、各个角落以及绿植叶子、绿植花盆等等都需要检查到位。

另外，如果是大型、有非本楼贵宾到访的会议，还要对与会人员行走路线涉及的各个区域卫生状况进行检查。

检查工程设施。

同样的，工程设备设施的完好也是会议服务体验的重要环节，灯光、温度、通风状况是与会人员是否舒适的重要指标，另外桌椅、门窗也需要保持良好。

会议服务一个很重要的特点是与人人员的行动比较集中，不要忘记检查卫生间卫浴设施是否良好。

检查会议设施。

随着科技的发展，会议设施也越来越完善，视频会议、电话会议、会议录像等等需要用到麦克、网络、电话、录像、投影等等各类会议设施设备。

会议设施的使用一般在会议需求里有所体现，需要提前进行调试，特别是很多会议设施需要用到电池，一定要记录电池的更换时间、使用时间，提前更换电池，避免会议过程中电池没电的现象出现。

检查会议摆台。

会议摆台包括椅子的摆放、茶水、矿泉水、玻璃杯、烟缸（禁烟城市一般取消烟缸）、小毛巾等等，一般项目都有标准规范，关键是摆放一定要一致，能够标线的尽量标线（是直线的体现直线，是弧线的体现出弧线）。

按规范标准摆台后应对找会议需求再细查，不要遗漏比较特别的会议需求。

检查会议用品。

很多会议用品是入口的，对卫生的要求非常高：如果提供瓶装饮品、带包装茶点应注意保质期，不带包装的茶点、果盘应用保鲜膜覆盖，杯具应无污迹、无水渍，小毛巾按要求加湿或者加热应检查温度是否合适、是否有异味、是否柔软。

除了卫生的检查还要按会议需求查看会议用品的配置，比如是否按要求提供饮品、茶歇、白板、白板笔、会议用纸、笔、本等等。

检查服务人员。

服务人员应着工服、化淡妆，以良好的精神面貌，亲切热情的接待与会人员。

除此之外，服务人员一般要求：1）头发盘起；2）不带夸张首饰；3）不涂指甲油、不留长指甲；4）不喷浓烈的香水；5）使用无香型护手霜。

除了服务人员个人形象的检查，还要按照会议需求及会议服务方案查看各岗位人员是否到位（包括人员）。

逐层检查。

不难看出会前准备是一个细致活，为了避免遗漏一般需要逐层检查，会议服务员自检，领班复查，根据会议级别还要主管、经理甚至总经理进行检查。

除了层层把关外，还需要制定会议检查表，逐项打勾，避免出现问题。